Mengubah Kebiasaan Kita menjadi budaya 5 S

“Amalan 5S bukan suatu yang sukar untuk dilaksanakan” - Tuan Haji Abang Mohd Shibli bin Haji Abang Mohd Nailie, Pengurus Besar Tabung Baitulmal Sarawak

Adakah ini dapat dilakukan? Mungkin ini yang terlintas di fikiran apabila membaca tajuk artikel ini. Namun ini tidak mustahil walaupun tidak semudah yang disangkakan. Tabung Baitulmal Sarawak (TBS) telah membuktikan bahawa ianya boleh dilakukan dan mereka telah melakukannya dengan berkesan sekali.

Mengubah Kebiasaan Kita adalah motto TBS dalam melaksanakan 5S di organisasi mereka. TBS (ibupejabat) mempunyai kira-kira 100 kakitangan dan kini sejak pelancaran amalan 5S mereka pada 31 Januari 2005 yang lalu, badan ini telah berjaya menjadikan operasi atau proses kerja serta suasana kerja kakitangannya menjadi lebih baik dan ini telah menyumbang kepada peningkatan produktiviti mereka.

TBS pada 29 November 2005 lalu, telah memperolehi Anugerah Khas 5S Kebangsaan 2005 bagi kategori Sektor Awam Malaysia dan pada Oktober 2005, TBS telah diperakuri dengan pensijilan MS ISO 9001 : 2000 bagi Pengurusan Agihan Zakat kepada Pelajar IPTA/IPTS. Sementara pada Ogos 2005 yang lalu, TBS telah dinobatkan sebagai penerima berprejtij Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak iaitu Anugerah Kualiti Ketua Menteri 2005 (Kategori Agensi/Jabatan Kerajaan yang mempunyai jumlah kakitangan melebihi 51 orang tetapi kurang daripada 200 orang).

Anugerah-anugerah ini adalah sebagai bukti bahawa pelaksanaan dan inisiatif serta tindakan proaktif TBS dan kakitangannya dalam meningkatkan keupayaan sistem penyampaian perkhidmatan mereka.

Dalam melaksanakan 5S mereka, TBS mengguna pakai konsep I.M.A.N (I – Imiginasi; M – Merancang; A – Aplikasi dan N – Nilai). Melalui konsep ini kakitangan TBS telah berjaya melakukan perubahan menyeluruh.

Pelaksanaan 5S juga menghendaki semua anggota organisasi terlibat sama serta bertanggungjawab dalam memastikan etika pelaksanaannya diikuti

Bagi Tuan Haji Abang Mohd Shibli bin Haji Abang Mohd Nailie, Pengurus Besar Tabung Baitulmal Sarawak, aplikasi 5S adalah suatu yang mudah serta tidak melibatkan kos yang banyak dan ianya sebenarnya boleh digunapakai di mana-mana organisasi.

“5S melibatkan semua peringkat anggota organisasi dan ini sebenarnya lebih memberi manfaat kepada penambahbaikan menyeluruh organisasi di mana setiap orang dapat menyumbang dan ianya juga adalah satu proses yang dinamik”

“Ianya bukan sahaja mudah untuk dilaksanakan malah ianya juga menjadi pencetus serta penggalak kepada usaha kreatif dan inovasi di kalangan anggota organisasi”

Menurut beliau lagi, amalan 5S secara langsung dan tidak langsung memupuk persaingan sihat di kalangan anggota organisasi. Tuan Haji Abang Mohd Shibli seterusnya menambah, melalui amalan 5S, ianya dapat membentuk nilai atau semangat pemilikan dan semangat atau nilai ini adalah suatu yang memberi kesan yang positif kepada organisasi iaitu melaluinya anggota organisasi akan berasa bertanggungjawab dan sayang ke atas kemudahan atau peralatan yang diamanahkan kepadanya.

Ini secara tidak langsung akan membudayakan nilai-nilai menghargai serta menjaga kepentingan bersama dan dapat mengelakkan berlakunya kerosakan yang kerap ke atas kemudahan dan peralatan yang sedia ada. Ini dalam jangka panjang akan menjimatkan kos penyelenggaraan. Ditanya tentang penerimaan kakitangan TBS tentang 5S ini, beliau menyatakan bahawa dia mencabar kakitangan TBS untuk menerima pakai amalan ini. Mengapa perlu mereka dicabar?

Beliau menjelaskan lanjut, adalah tidak sukar dan mustahil untuk melaksanakan 5S kerana jika diperhatikan, amalan ini amat berjaya di kilang-kilang, sedangkan pekerja kilang kebanyakannya memiliki pendidikan yang minimum berbanding dengan kakitangan TBS yang memiliki tahap pendidikan yang lebih baik.

Cabaran itu telah disahut dengan penuh yakin dan kini TBS dan kakitangannya telah membuktikan ianya tidak sukar dan tidak mustahil. Kini TBS adalah
antara agensi kerajaan yang menjadi contoh ikutan dan dijadikan sebagai penanda aras pelaksanaan dan pencapaian 5S di negeri ini.

Tuan Haji Abang Mohd Shibli turut menyatakan bahawa dengan pelaksanaan 5S, TBS dapat memperolehi pensijilan MS ISO 9001 : 2000 dengan mudah
memandangkan asas ke arah mendapatkan pensijilan itu telahpun mereka laksanakan melalui 5S.

Beliau seterusnya mencadangkan agar mana-mana jabatan atau agensi kerajaan yang ingin mendapatkan pensijilan MS ISO ataupun memulakan inisiatif kualiti di organisasi mereka memulakannya terlebih dahulu dengan amalan 5S.

	5S bukan sahaja menjadikan tempat bekerja bersih dan selesa malah memudahkan serta memendekkan masa dalam proses pelaksanaannya
Komunikasi dan promosi dalam amalan 5S juga penting bagi memastikan setiap anggota dalam organisasi sentiasa faham dan mengetahui perkembangan semasa pelaksanaan 5S
	‘Wakaf’ yang disediakan di perkarangan pejabat ini bukan sahaja berfungsi sebagai salah satu daripada elemen hiasan taman tetapi juga digunakan sebagai tempat untuk perbincangan tidak formal
‘Reverse Parking’ juga merupakan keperluan yang mesti diikuti dalam amalan 5S di Tabung Baitulmal Sarawak
	Amalan 5S menghendaki proses sisih, susun, sapu dan seragam dilakukan setiap masa bagi memastikan suasana sentiasa kemas dan teratur yang akan membolehkan pelaksanaan kerja lebih cekap
Saling ingat mengingati sesama kita adalah antara tanggungjawab bersama yang harus dilaksanakan yang merupakan penyumbang utama kepada pelaksanaan 5S yang berkesan
	Laporan Penilaian Semula Fokus Korporat Tabung Baitulmal Sarawak dapat dihasilkan dengan cepat dan mudah dengan menggunakan peralatan peningkatan kualiti dan amalan 5S yang berkesan
Stor Tabung Baitulmal Sarawak … tersusun kemas, bersih dan memudahkan proses pencarian
	Melalui 5S proses kerja dapat dibaiki, ditingkatkan dan dapat juga disingkatkan. Di Tabung Baitulmal Sarawak, proses mencari fail pelanggan (pembayar zakat) hanya mengambil masa 30 saat sahaja