Rabu, 30 Juni 2010

Budaya Kerja Unggul Berbasis 5S





Written by Administrator
Friday, 08 January 2010 03:52

Budaya Individu & Organisasi

Budaya kerja adalah setiap aspek yang membentuk pola tingkah laku dalam melakukan pekerjaan. Budaya kerja terbentuk dari pola pandang individu yang dipadukan dengan pola pandang organisasi (budaya organisasi). Jika seseorang bekerja secara individu dan bukan dalam organisasi (self employee), maka pola pandang pribadi akan lebih dominan. Namun jika seserang bekerja dalam organisasi, maka porsi budaya individu akan sangat tergantung pada sejauhmana orang tersebut memainkan pengaruhnya dalam organisasi.

Budaya & Kebiasaan

Budaya yang mempengaruhi pola pikir akan membentuk kebiasaan, dan dalam topik ini berarti kebiasaan kerja. Misalnya jika budaya organisasi dan individu di dalam suatu perusahaan mendukung kreativitas, maka orang orang dalam organisasi akan cenderung kreatif. Demikian pula jika yang terjadi adalah sebaliknya.

Budaya Unggul

Oleh sebab itu, suatu organisasi atau perusahaan sangat penting untuk melakukan identifikasi atas kebiasaan-kebiasaan yang unggul untuk diserap sebagai budaya perusahaan. 7 Kebiasaan Efektif yang diulas oleh Steven Covey dalam bukunya SEVEN HABIT misalnya adalah contoh dimensi budaya yang unggul untuk pribadi yang efektif.

5S Sebagai Budaya Kerja Unggul

Apakah 5S dapat digolongkan sebagai budaya kerja unggul? Hampir semua perusahaan di Jepang menerapkan 5S. Perusahaan-perusahaan kelas dunia seperti TOYOTA, HONDA, HITACHI, PANASONIC, SONY adalah perusahaan yang sangat cinta dengan 5S. Penerapan 5S-nya bahkan sudah sampai pada tingkatan yang menyatu dengan sistem dan teknis kerja seperti Toyota Production System.

Apakah 5S?

Disebut 5S karena setiap elemen budaya kerja dinamai dengan kata dalam bahasa Jepang yang diawali dengan huruf S dalam huruf latin.

Budaya Pertama : SEIRI (Ringkas / PEMISAHAN)

Elemen ini mendorong penyederhanaan dengan cara memisahkan yang penting dari yang tidak penting, selanjutnya menyingkirkan yang tidak penting. Dengan demikian setiap orang dapat lebih berkonsentrasi mengurus hal yang penting saja. Bagaimanakah anda mengatur meja kerja? Apakah anda memisahkan barang-barang yang selalu anda gunakan atau butuhkan dengan barang-barang yang tidak digunakan? Apakah spidol yang sudah kosong masih ada di laci anda? Apakah file2 yang sudah tidak berguna masih anda simpan di filing cabinet? Jika jawabannya ya, maka anda harus segera memikirkannya dan mengambil tindakan secepatnya. Jika tidak, barang-barang yang tidak berguna tersebut akan menyita waktu dan akan memperlambat tempo kerja anda!

Budaya Kedua: SEITON (Rapih / PENATAAN)

Elemen ini mempertajam penyederhanaan dan meningkatkan kecepatan kerja dengan penataan. Pernahkan anda menyusun buku di rak? Apakah anda kelompokkan per topik? Apakan buku anda beri tanda atau nomor untuk memudahkan mengembalika buku tersebut kembali ke rak? Jika anda pergi ke perpustakaan anda akan mengerti bagaimana buku disusun secara administrasi dan secara fisik di rak. Berapa lama anda butuhkan untuk mencari dokumen atau alat kerja? Jika anda menghabiskan waktu lebih dari 1 menit untuk mencari, itu berarti anda belum melakukan penataan secara SEITON.

Budaya Ketiga: SEISO (Resik / PEMBERSIHAN)

Elemen ini memastikan agar penyederhanaan yang dilakukan mudah dipelihara dengan cara selalu menjaga kebersihan. SEISO bukan sekedar bersih-bersih, tetapi kebersihan menyeluruh yang meliputi lingkungan kerja dan peralatan. Tidak satu debupun boleh menempel pada peralatan, lantai, meja kerja, dan komponen kerja lainnya. Tempat kerja yang kotor selain tidak sehat sebenarnya mengganggu pekerja secara psikologis sehingga menurunkan produktivitas dan kepedulian. Peralatan kerja yang kotor dan berdebu akan cepat rusak dan pada akhirnya mengganggu pekerjaan pula. Kegiatan membersihkan peralatan juga berupa pemeriksaan atas masalah yang mungkin terjadi seperti baut longgar, oli bocor, sehingga masalah dapat segera diatasi.

Budaya Keempat: SEIKETSU (Rajin / PEMANTAPAN)

Elemen ini berupa pemantapan dari tempat kerja yang ringkas, rapih dan bersih. Tujuannya adalah menjaga konsistensi dari penerapan tiga elemen pertama. Sama seperti kalau kita mempelajari hal yang baru maka setelah mengetahuinya, maka kita harus secara konsisten melakukannya. Ibarat sedang belajar menyetir mobil, maka setelah mengetahui tekniknya, maka praktek menyetir mobil sangat diperlukan untuk memahirkan teknik menyetir. Semakin sering, semakin bagus dan semakin mantap. Inilah yang dimaksud dengan SEIKETSU. Dalam pekerjaan untuk menjaga tempat kerja selalu bersih misalnya, maka dapat ditentukan jadual petugas kebersihan beserta penanggung jawabnya. Standar-standar teknik SEIRI dan SEITON juga dapat ditetapkan. Perubahan sistem kerjapun dapat dilakukan untuk mencegah tempat kerja dari debu dan kotoran.

Budaya Kelima: SHITSUKE (Rawat / PEMBUDAYAAN)

Elemen ini adalah elemen yang menjadikan 5S sebagai budaya organisasi. SHITSUKE menekankan pembiasaan dan promosi 5S dengan cara mengajarkan 5S kepada rekan kerja dan melakukan promosi dengan pamflet, penghargaan kepada group yang berhasil menerapkan dan metoda promosi lainnya. Tanpa elemen kelima ini maka 5S hanya berupa penataan dan pembersihan biasa, tetapi dengan SHITSTUKE maka setiap elemen 5S direkatkan menjadi satu kesatuan sehingga lama kelamaan akan menjadi BUDAYA organisasi yang unggul.

Mengapa 5S?

5S jika diterapkan dengan benar, akan sungguh-sungguh menghasilkan perubahan yang besar. Penghematan biaya, motivasi kerja dan produktivitas akan mengalami kemajuan secara nyata dan signifikan.

Hal ini dapat terjadi karena dengan 5S berarti penggunaan sumberdaya secara efektif, suasana kerja yang lebih memotivasi dan tidak ada waktu, tenaga atau biaya yang terbuang percuma untuk mengurusi hal yang tidak penting.

Bagaimana Menerapkan 5S

Penerapan 5S tidak semudah membalikkan tangan. Dibutuhkan permulaan yang didasari oleh kemauan, pelaksanaan yang konsisten dan pemeliharaan yang tidak kenal lelah dan kata menyerah.

Dalam organisasi penerapan dapat dilakukan dari satu bagian sebagai pilot project lalu dilanjutkan ke bagian lain. Tetapi dapat juga dimulai secara sekaligus, tergantung dari budaya organisasi pasa saat sebelum menerapkan 5S dan komitmen dari pimpinan puncak organisasi.

Langkah-langkah sederhana yang dapat ditempuh adalah sebagai berikut:

  1. Memperkenalkan 5S
  2. Melakukan praktek di lapangan
  3. Melakukan pengawasan awal pelaksanaan
  4. Meninjau perubahan yang dihasilkan
  5. Menyempurnakan penerapan dan membuat standarisasi
  6. Melakukan Audit
  7. Menggalakkan promosi dan pelatihan
  8. Mengintegrasikan 5S dengan proyek lainnya.

Semoga bermanfaat

Manuntun

Praktisi Manajemen Mutu

Mengajar di beberapa Perguruan Tinggai di Jakarta


sumber : http://www.indonesiaqualitylinks.co.cc/index.php?option=com_content&view=article&id=17:5s&catid=4:quality-tools&Itemid=4

Tidak ada komentar:

Posting Komentar